Panduan Buku Kas Umum

Buku Kas Umum (BKU) Format P Permendagri

Modul Bendahara / Kaur Keuangan

Apa itu Buku Kas Umum?

Buku Kas Umum (BKU) adalah buku yang mencatat semua transaksi penerimaan dan pengeluaran kas desa secara kronologis. BKU mengikuti Format P sesuai Permendagri dan menjadi dasar penyusunan laporan keuangan desa.

Informasi Penting:
  • BKU mencatat semua transaksi kas secara kronologis
  • Saldo kas dihitung otomatis berdasarkan urutan transaksi
  • Pengeluaran kumulatif dihitung otomatis
  • Nomor urut otomatis per tahun
  • Format mengikuti Permendagri Format P

Komponen Buku Kas Umum

BKU memuat informasi berikut:

  • No. Urut: Nomor urut transaksi per tahun (otomatis)
  • Tanggal: Tanggal transaksi
  • Kode Rekening: Kode rekening sesuai Permendagri
  • Kode Rekening Bidang: Kode rekening bidang
  • Kode Rekening Ekonomi: Kode rekening ekonomi (otomatis dari kode rekening jika kosong)
  • Uraian: Uraian transaksi
  • Penerimaan: Jumlah penerimaan kas
  • Pengeluaran: Jumlah pengeluaran kas
  • Nomor Bukti: Nomor bukti transaksi (SPP, Kuitansi, dll)
  • Jenis Bukti: Jenis bukti (SPP, Kuitansi, Setoran, Nota, dll)
  • Pengeluaran Kumulatif: Total pengeluaran kumulatif (otomatis)
  • Saldo Kas: Saldo kas setelah transaksi (otomatis)

Perhitungan Otomatis

  • Saldo Kas: Saldo = Saldo Sebelum + Penerimaan - Pengeluaran
  • Pengeluaran Kumulatif: Total pengeluaran dari awal tahun
  • Nomor Urut: Otomatis berdasarkan urutan transaksi per tahun
  • Tahun & Bulan: Otomatis dari tanggal transaksi

Cara Menambah Transaksi

1

Akses Form Tambah Transaksi

Klik tombol "Tambah Transaksi" di halaman Buku Kas Umum.

2

Isi Data Dasar

  • Tanggal: Pilih tanggal transaksi (wajib)
    • Tahun dan Bulan akan otomatis terisi dari tanggal
  • Uraian: Masukkan uraian transaksi (wajib)
3

Isi Kode Rekening

  • Kode Rekening: Masukkan kode rekening sesuai Permendagri (opsional)
    • Contoh: 5.1.1.01
    • Jika diisi, Kode Rekening Ekonomi akan otomatis terisi sama
  • Kode Rekening Bidang: Masukkan kode rekening bidang (opsional)
    • Contoh: 1.1.01
  • Kode Rekening Ekonomi: Masukkan kode rekening ekonomi (opsional)
    • Contoh: 5.1.1.01
    • Jika kosong dan Kode Rekening diisi, akan otomatis terisi sama dengan Kode Rekening
4

Isi Penerimaan atau Pengeluaran

  • Penerimaan: Masukkan jumlah penerimaan (default: 0)
    • Isi jika transaksi adalah penerimaan kas
  • Pengeluaran: Masukkan jumlah pengeluaran (default: 0)
    • Isi jika transaksi adalah pengeluaran kas
PENTING:
  • Penerimaan atau Pengeluaran WAJIB diisi (minimal salah satu > 0)
  • Jika keduanya 0, sistem akan menolak
  • Saldo kas akan otomatis dihitung setelah transaksi disimpan
5

Isi Nomor & Jenis Bukti (Opsional)

  • Nomor Bukti: Masukkan nomor bukti transaksi (opsional)
    • Contoh: SPP-001/2025, KUIT-001/2025
    • Jika diisi, sistem akan cek duplikasi per tahun
  • Jenis Bukti: Pilih jenis bukti dari dropdown (opsional)
    • SPP
    • Kuitansi
    • Setoran
    • Nota
    • Bukti Lainnya
Validasi Nomor Bukti: Jika nomor bukti sudah ada di tahun yang sama, sistem akan menolak untuk mencegah duplikasi.
6

Simpan Transaksi

Klik tombol "Simpan" untuk menyimpan transaksi. Sistem akan:

  • Menghitung nomor urut otomatis
  • Menghitung saldo kas
  • Menghitung pengeluaran kumulatif
  • Menyimpan transaksi ke database

Kelola & Filter Transaksi

1

Lihat Daftar Transaksi

Di halaman Buku Kas Umum, Anda akan melihat:

  • Summary Cards:
    • Total Penerimaan
    • Total Pengeluaran
    • Saldo Akhir
  • Tabel Transaksi: Daftar semua transaksi dengan kolom:
    • No. Urut
    • Tanggal
    • Kode Rekening
    • Uraian
    • Penerimaan
    • Pengeluaran
    • Nomor Bukti
    • Pengeluaran Kumulatif
    • Saldo Kas
    • Aksi (Edit, Hapus)
2

Filter Transaksi

Anda dapat memfilter transaksi:

  • Filter Tahun: Pilih tahun untuk menampilkan transaksi tahun tertentu
  • Filter Bulan: Pilih bulan untuk menampilkan transaksi bulan tertentu (atau "Semua Bulan")
  • Pencarian: Ketikkan keyword untuk mencari transaksi berdasarkan:
    • Uraian
    • Kode Rekening
    • Nomor Bukti
3

Edit Transaksi

Untuk mengedit transaksi:

  1. Klik tombol Edit pada transaksi yang ingin diedit
  2. Form edit akan muncul dengan data yang sudah terisi
  3. Ubah informasi yang diperlukan
  4. Klik "Simpan Perubahan"
  5. Sistem akan menghitung ulang saldo untuk semua transaksi setelah transaksi yang diedit
Recalculate Otomatis: Setelah edit, sistem akan otomatis menghitung ulang saldo kas dan pengeluaran kumulatif untuk semua transaksi setelah transaksi yang diedit.
4

Hapus Transaksi

Untuk menghapus transaksi:

  1. Klik tombol Hapus pada transaksi yang ingin dihapus
  2. Konfirmasi penghapusan
  3. Data akan dihapus secara permanen
  4. Sistem akan menghitung ulang saldo untuk semua transaksi setelah transaksi yang dihapus
Peringatan: Hapus transaksi dengan hati-hati. Data yang sudah dihapus tidak dapat dikembalikan, dan saldo akan otomatis dihitung ulang.

Perhitungan Saldo

Sistem Buku Kas Umum menghitung saldo kas dan pengeluaran kumulatif secara otomatis berdasarkan urutan transaksi.

Perhitungan Saldo Kas

Saldo kas dihitung dengan rumus:

Saldo Kas = Saldo Sebelum + Penerimaan - Pengeluaran

Keterangan:

  • Saldo Sebelum: Saldo kas dari transaksi sebelumnya (berdasarkan no. urut)
  • Penerimaan: Jumlah penerimaan pada transaksi ini
  • Pengeluaran: Jumlah pengeluaran pada transaksi ini

Perhitungan Pengeluaran Kumulatif

Pengeluaran kumulatif dihitung dengan rumus:

Pengeluaran Kumulatif = Total Pengeluaran dari Awal Tahun

Keterangan:

  • Pengeluaran kumulatif adalah total pengeluaran dari awal tahun sampai transaksi ini
  • Dihitung berdasarkan urutan transaksi (no. urut)

Nomor Urut

Nomor urut dihitung otomatis:

  • Nomor urut dimulai dari 1 untuk setiap tahun
  • Setiap transaksi baru akan mendapat nomor urut berikutnya
  • Nomor urut menentukan urutan perhitungan saldo

Hitung Ulang Saldo

Jika terjadi ketidaksesuaian saldo, Anda dapat menghitung ulang:

  1. Klik tombol "Hitung Ulang Saldo" di halaman BKU
  2. Sistem akan menghitung ulang saldo dan pengeluaran kumulatif untuk semua transaksi pada tahun yang dipilih
  3. Proses ini akan memperbaiki saldo jika ada ketidaksesuaian
Kapan Perlu Hitung Ulang:
  • Setelah mengedit transaksi lama
  • Setelah menghapus transaksi
  • Jika saldo tidak sesuai
  • Setelah import data dari sistem lain

Urutan Perhitungan

Saldo dihitung berdasarkan:

  1. No. Urut: Transaksi dengan no. urut lebih kecil dihitung terlebih dahulu
  2. Tanggal: Jika no. urut sama, transaksi dengan tanggal lebih awal dihitung terlebih dahulu
  3. ID: Jika no. urut dan tanggal sama, transaksi dengan ID lebih kecil dihitung terlebih dahulu
Quick Reference
Kolom Wajib
  • Tanggal
  • Uraian
  • Penerimaan atau Pengeluaran (minimal salah satu > 0)
Perhitungan Otomatis
  • No. Urut
  • Tahun & Bulan
  • Saldo Kas
  • Pengeluaran Kumulatif
Butuh Bantuan?

Jika mengalami kesulitan atau memiliki pertanyaan:

  • Pastikan tanggal dan uraian sudah diisi
  • Pastikan penerimaan atau pengeluaran sudah diisi (minimal salah satu > 0)
  • Jika saldo tidak sesuai, gunakan fitur "Hitung Ulang Saldo"
  • Nomor bukti tidak boleh duplikat dalam tahun yang sama
  • Hubungi administrator sistem untuk bantuan lebih lanjut

© 2026 Sistem Informasi Desa

Panduan Buku Kas Umum - Modul Kaur Keuangan