Panduan Kuitansi

Membuat dan Mengelola Kuitansi Pembayaran

Modul Bendahara / Kaur Keuangan

Apa itu Kuitansi?

Kuitansi adalah bukti pembayaran yang diberikan kepada penerima dana sebagai tanda bahwa pembayaran sudah dilakukan. Kuitansi memuat informasi lengkap tentang pembayaran, termasuk jumlah dalam angka dan terbilang.

Informasi Penting:
  • Kuitansi dapat dibuat manual atau dari pencairan yang sudah disetujui
  • Nomor kuitansi otomatis ter-generate (format: KWT-YY-XXXX)
  • Jumlah otomatis terbilang dalam bahasa Indonesia
  • Dapat dicetak untuk keperluan administrasi
  • Dapat di-link dengan pencairan atau SPJ

Komponen Kuitansi

Kuitansi memuat informasi berikut:

  • Nomor Kuitansi: Nomor unik kuitansi (otomatis, format: KWT-YY-XXXX)
  • Tanggal: Tanggal pembayaran
  • Jumlah: Jumlah pembayaran (dalam angka dan terbilang)
  • Tujuan Pembayaran: Uraian tujuan pembayaran
  • Penerima: Nama penerima dana
  • Pemberi: Nama pemberi (Kaur Keuangan)
  • APBDes: Data APBDes yang terkait
  • Pencairan: Link ke pencairan (jika dari pencairan)
  • SPJ: Link ke SPJ (jika dari SPJ)
  • Status: Status kuitansi (draft, selesai)
  • Catatan: Catatan tambahan (opsional)

Sumber Kuitansi

Kuitansi dapat dibuat dari:

  • Pencairan: Otomatis dari pencairan yang sudah disetujui
  • SPJ: Otomatis dari SPJ
  • Manual: Input manual untuk pembayaran lainnya

Cara Membuat Kuitansi

1

Akses Halaman Kuitansi

Klik menu "Kuitansi" di sidebar atau akses langsung ke /admin/keuangan/kuitansi.php.

2

Tambah Kuitansi Baru

Klik tombol "Tambah Kuitansi" atau tab "Tambah" untuk membuat kuitansi baru.

3

Pilih APBDes

Pilih APBDes dari dropdown. APBDes WAJIB dipilih karena kuitansi harus terkait dengan APBDes.

PENTING:
  • APBDes WAJIB dipilih
  • Tahun akan otomatis terisi dari APBDes
  • Hanya APBDes yang sudah ada yang muncul di dropdown
4

Isi Data Kuitansi

  • Tanggal: Tanggal pembayaran (default: hari ini)
  • Jumlah: Jumlah pembayaran (WAJIB, harus > 0)
    • Jumlah akan otomatis terbilang
  • Tujuan Pembayaran: Uraian tujuan pembayaran (WAJIB)
  • Penerima: Nama penerima dana (WAJIB)
  • Pemberi: Nama pemberi (default: Kaur Keuangan, bisa diubah)
  • Catatan: Catatan tambahan (opsional)
Auto-generate Nomor: Nomor kuitansi akan otomatis ter-generate dengan format KWT-YY-XXXX (contoh: KWT-25-0001) setelah kuitansi disimpan.
5

Link dengan Pencairan atau SPJ (Opsional)

Jika kuitansi terkait dengan pencairan atau SPJ:

  • Pencairan: Pilih pencairan dari dropdown (opsional)
  • SPJ: Pilih SPJ dari dropdown (opsional)
6

Simpan Kuitansi

Klik tombol "Simpan" untuk menyimpan kuitansi. Nomor kuitansi akan otomatis ter-generate.

Membuat Kuitansi dari Pencairan

Fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat kuitansi secara otomatis dari pencairan yang sudah disetujui.
1

Pilih Pencairan

Di halaman Kuitansi, klik "Buat dari Pencairan" atau akses dengan parameter ?pencairan_id=X.

2

Data Otomatis Terisi

Setelah memilih pencairan, beberapa field akan otomatis terisi:

  • APBDes (dari pencairan)
  • Jumlah (dari pencairan)
  • Penerima (dari pencairan)
  • Tujuan Pembayaran (dari uraian pencairan)
  • Pencairan ID (link ke pencairan)
3

Lengkapi Data Lainnya

Lengkapi data yang belum terisi:

  • Tanggal (default: hari ini)
  • Pemberi (default: Kaur Keuangan)
  • Catatan (opsional)
4

Simpan Kuitansi

Klik tombol "Simpan". Kuitansi akan tersimpan dengan link ke pencairan.

Keuntungan Kuitansi dari Pencairan:
  • Menghemat waktu karena data sudah terisi
  • Data konsisten antara pencairan dan kuitansi
  • Mengurangi kesalahan input
  • Link otomatis ke pencairan untuk tracking

Kelola & Cetak Kuitansi

1

Lihat Daftar Kuitansi

Di halaman Kuitansi, Anda akan melihat daftar semua kuitansi dengan informasi:

  • Nomor Kuitansi
  • Tanggal
  • Penerima
  • Jumlah
  • Tujuan Pembayaran
  • Status
  • APBDes
2

Filter & Pencarian

Anda dapat memfilter dan mencari kuitansi:

  • Filter Tahun: Pilih tahun untuk menampilkan kuitansi tahun tertentu
  • Pencarian: Ketikkan keyword untuk mencari berdasarkan nomor kuitansi, penerima, atau tujuan pembayaran
3

Edit Kuitansi

Untuk mengedit kuitansi:

  1. Klik tombol "Edit" pada kuitansi yang ingin diedit
  2. Ubah informasi yang diperlukan
  3. Klik "Simpan Perubahan"
Catatan: Nomor kuitansi tidak dapat diubah setelah dibuat. Jika perlu mengubah nomor, buat kuitansi baru.
4

Cetak Kuitansi

Untuk mencetak kuitansi:

  1. Klik tombol "Cetak" atau "Print" pada kuitansi yang ingin dicetak
  2. Kuitansi akan dibuka di tab baru dengan format siap cetak
  3. Gunakan print browser (Ctrl+P) untuk mencetak
Format Cetak: Kuitansi akan dicetak dengan format standar yang memuat:
  • Nomor kuitansi
  • Tanggal
  • Jumlah (angka dan terbilang)
  • Tujuan pembayaran
  • Penerima dan pemberi
  • Tanda tangan
5

Update Status

Update status kuitansi:

  • Draft: Kuitansi masih dalam draft
  • Selesai: Kuitansi sudah selesai dan sudah dicetak
6

Hapus Kuitansi

Untuk menghapus kuitansi:

  1. Klik tombol "Hapus" pada kuitansi yang ingin dihapus
  2. Konfirmasi penghapusan
  3. Data akan dihapus secara permanen
Peringatan: Hapus kuitansi dengan hati-hati. Data yang sudah dihapus tidak dapat dikembalikan.
Quick Reference
Kolom Wajib
  • APBDes (wajib)
  • Tanggal
  • Jumlah (> 0)
  • Tujuan Pembayaran
  • Penerima
Tips
  • Gunakan dari pencairan untuk mempercepat
  • Nomor otomatis ter-generate
  • Jumlah otomatis terbilang
  • Cetak untuk keperluan administrasi
Butuh Bantuan?

Jika mengalami kesulitan atau memiliki pertanyaan:

  • Pastikan APBDes sudah dipilih
  • Pastikan semua kolom wajib sudah diisi
  • Gunakan dari pencairan untuk mempercepat proses
  • Nomor kuitansi otomatis, tidak perlu diisi manual
  • Hubungi administrator sistem untuk bantuan lebih lanjut

© 2026 Sistem Informasi Desa

Panduan Kuitansi - Modul Kaur Keuangan