Panduan SPJ Digital

Surat Pertanggungjawaban Digital

Modul Bendahara / Kaur Keuangan

Apa itu SPJ Digital?

SPJ Digital adalah sistem untuk mengelola Surat Pertanggungjawaban (SPJ) dalam format digital. Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengupload, menyimpan, dan mengelola file SPJ PDF dengan aman dan terorganisir.

Informasi Penting:
  • SPJ Digital menggunakan format PDF
  • File SPJ dienkripsi untuk keamanan
  • Sistem dapat mengekstrak data otomatis dari PDF (periode, jenis SPJ, dll)
  • SPJ dikelompokkan untuk memudahkan pengelolaan
  • Status SPJ dapat dimonitor (pending, proses, selesai)

Fitur SPJ Digital

  • Upload PDF: Upload file SPJ dalam format PDF
  • Ekstraksi Otomatis: Sistem mengekstrak data dari PDF (periode, jenis SPJ, status)
  • Enkripsi File: File SPJ dienkripsi untuk keamanan
  • Kelompok SPJ: Mengelompokkan SPJ berdasarkan kategori
  • Status Tracking: Memantau status SPJ (pending, proses, selesai)
  • Download & View: Download dan lihat SPJ yang sudah diupload
  • Pencarian: Mencari SPJ berdasarkan nama file, kelompok, atau periode

Keamanan

  • File SPJ dienkripsi sebelum disimpan
  • Hanya user dengan role keuangan yang dapat mengakses
  • File disimpan di direktori yang aman
  • Validasi format file (hanya PDF yang diterima)

Cara Upload SPJ

1

Akses Halaman Upload

Klik menu "SPJ Digital" di sidebar atau akses langsung ke /admin/keuangan/spj_digital/.

2

Siapkan File SPJ

Pastikan file SPJ sudah dalam format PDF dan siap untuk diupload:

  • Format file: PDF (.pdf)
  • Ukuran maksimal: 5 MB
  • File harus valid dan dapat dibuka
Persyaratan File:
  • File harus berformat PDF
  • Ukuran file maksimal 5MB
  • File harus dapat dibuka dan valid
  • Nama file akan diubah otomatis untuk keamanan
3

Isi Form Upload

  • Pilih File: Klik tombol "Choose File" dan pilih file PDF SPJ
  • Kelompok: Masukkan nama kelompok SPJ (contoh: "SPJ Triwulan I", "SPJ Bulan Januari", dll)
    • Hanya boleh huruf, angka, dan spasi
    • Maksimal 100 karakter
    • Kelompok membantu mengorganisir SPJ
4

Upload File

Klik tombol "Upload SPJ" untuk memulai proses upload.

Ekstraksi Otomatis: Setelah upload, sistem akan:
  • Mengekstrak data dari PDF (periode, jenis SPJ, status, deskripsi)
  • Mengenkripsi file untuk keamanan
  • Menyimpan metadata file (ukuran, tipe, tanggal upload)
5

Verifikasi Upload

Setelah upload berhasil, Anda akan melihat:

  • Notifikasi sukses
  • File muncul di daftar SPJ
  • Data yang diekstrak dari PDF (jika berhasil)
Jika berhasil: File SPJ akan muncul di daftar dengan status "pending" dan siap untuk dikelola.

Kelola SPJ

1

Lihat Daftar SPJ

Di halaman SPJ Digital, Anda akan melihat daftar semua SPJ yang sudah diupload dengan informasi:

  • Nama File: Nama file SPJ asli
  • Kelompok: Kelompok SPJ
  • Periode: Periode SPJ (jika berhasil diekstrak dari PDF)
  • Jenis SPJ: Jenis SPJ (jika berhasil diekstrak dari PDF)
  • Status: Status SPJ (pending, proses, selesai)
  • Tanggal Upload: Tanggal dan waktu upload
2

Filter & Pencarian

Anda dapat memfilter dan mencari SPJ:

  • Filter Kelompok: Pilih kelompok untuk menampilkan SPJ kelompok tertentu
  • Filter Status: Pilih status untuk menampilkan SPJ dengan status tertentu
  • Pencarian: Ketikkan keyword untuk mencari SPJ berdasarkan nama file, kelompok, atau periode
3

Lihat Detail SPJ

Klik tombol "Detail" atau nama file untuk melihat detail SPJ:

  • Informasi lengkap file
  • Data yang diekstrak dari PDF
  • Ukuran file
  • Tanggal upload
  • Opsi download dan edit
4

Edit SPJ

Anda dapat mengedit informasi SPJ:

  1. Klik tombol "Edit" pada SPJ yang ingin diedit
  2. Ubah informasi yang diperlukan (kelompok, periode, jenis SPJ, status, deskripsi)
  3. Klik "Simpan" untuk menyimpan perubahan
5

Update Status

Update status SPJ sesuai dengan progress:

  • Pending: SPJ baru diupload, belum diproses
  • Proses: SPJ sedang dalam proses verifikasi
  • Selesai: SPJ sudah selesai diverifikasi
6

Hapus SPJ

Jika perlu menghapus SPJ:

  1. Klik tombol "Hapus" pada SPJ yang ingin dihapus
  2. Konfirmasi penghapusan
  3. File dan data akan dihapus secara permanen
Peringatan: Hapus SPJ dengan hati-hati. File dan data yang sudah dihapus tidak dapat dikembalikan.

Download & View SPJ

1

Download SPJ

Untuk mendownload file SPJ:

  1. Klik tombol "Download" pada SPJ yang ingin didownload
  2. File akan otomatis ter-download
  3. File akan ter-dekripsi otomatis saat didownload
Dekripsi Otomatis: File SPJ yang dienkripsi akan otomatis ter-dekripsi saat didownload, sehingga Anda mendapatkan file PDF asli.
2

View SPJ

Untuk melihat SPJ tanpa download:

  1. Klik tombol "View" atau "Detail"
  2. SPJ akan dibuka di tab baru atau modal
  3. File akan ter-dekripsi otomatis untuk ditampilkan
3

Detail SPJ

Halaman detail SPJ menampilkan:

  • Informasi File: Nama file, ukuran, tipe, tanggal upload
  • Data Ekstraksi: Periode, jenis SPJ, status, deskripsi (jika berhasil diekstrak)
  • Kelompok: Kelompok SPJ
  • Opsi: Download, Edit, Hapus
Tips:
  • Gunakan filter untuk menemukan SPJ yang dicari dengan cepat
  • Gunakan pencarian untuk mencari SPJ berdasarkan nama file atau kelompok
  • Update status SPJ secara berkala untuk memudahkan tracking
Quick Reference
Persyaratan Upload
  • Format: PDF (.pdf)
  • Ukuran maksimal: 5MB
  • File harus valid
  • Kelompok wajib diisi
Fitur Keamanan
  • File dienkripsi
  • Dekripsi otomatis saat download
  • Akses terbatas (role keuangan)
  • Validasi format file
Butuh Bantuan?

Jika mengalami kesulitan atau memiliki pertanyaan:

  • Pastikan file dalam format PDF dan ukuran tidak melebihi 5MB
  • Pastikan nama kelompok hanya menggunakan huruf, angka, dan spasi
  • Jika ekstraksi data gagal, Anda dapat mengedit informasi secara manual
  • Hubungi administrator sistem untuk bantuan lebih lanjut

© 2026 Sistem Informasi Desa

Panduan SPJ Digital - Modul Kaur Keuangan